قابلیت ذخیره سازی اسناد Word 2013
بعد از ایجاد یک سند و وارد نمودن متن در آن، لازم است آن سند را ذخیره کنید تا در صورت نیاز بتوانید اطلاعات آن را بازیابی کرده و استفاده نمائید. خوب است بدانید برنامه ورد ۲۰۱۳ از یک سیستم جدید برای ذخیره کردن اسناد استفاده می کند که این سیستم باعث کاهش حجم اسناد خواهد شد. اما چگونه فایل ورد را ذخیره کنیم ؟
چگونه فایل ورد را ذخیره کنیم
برای ذخیره کردن سند جاری به یکی از روش های زیر عمل کنید:
استفاده از حالت استاندارد برای ذخیره کردن فایل در نرم افزار Word :
از منوی File گزینه Save را انتخاب کنید.
ذخیره سریع فایل ورد با کمک کلید میانبر
شما می توانید با استفاده از کلیدهای میانبر ctrl+S کاری که در روش قبل گفته شد را با سرعتی بالاتر انجام دهید. برای این کار کافی است که کلیدهای میانبر ctrl+S را همزمان فشار دهید.
تبدیل فرمت docx به doc روشی برای ذخیره فایلهای مایکروسافت ورد به صورت قابل مطالعه توسط نسخه‌های قدیمی تر میباشد. اگر از کاربران قدیمی مایکروسافت آفیس هستید حتما می‌دانید که تا سال ۲۰۰۳ نسخه های مختلف آفیس با فرمت متفاوتی ذخیره می شدند. فایلهای ورد با فرمت doc و فایلهای اکسل با فرمت xls ذخیره می شدند. از سال ۲۰۰۷ انقلابی در نرم افزارهای آفیس پیش آمد. دنیای سریع و ساده آفیس به یک دنیای پرزرق و برق تبدیل شد.
نرم افزارهایی که سنگین بودند و با فرمتی ذخیره می شدند که دیگر نرم افزارهای قدیمی از آنها پشتیبانی نمی کردند. فایلهای ورد با فرمت docx و فایلهای اکسل با فرمت xlsx ذخیره شدند. مطابق معمول مقاومت هایی توسط کاربران انجام شد و نرم افزارهای تبدیل docx به doc پیدا شدند.
تبدیل doc به docx
اگر یک فایل قدیمی دارید که با فرمت doc ذخیره شده است آن را با نسخه آفیسی که دارید باز کنید. سپس از منوی فایل گزینه save as را انتخاب کنید. در دیالوگ باز شده از کشویی قسمت save as type گزینه word document را انتخاب کنید. اکنون فایل آفیس شما ارتقا پیدا کرده است. فرم پروپوزال دانشگاه ها چون قدیمی است و سیستم آموزشی ما هر بیست سال به‌روز میشود به همین خاطر فرمت doc دارد. در این فرم ها نمیشود فرمول تایپ کرد یا تصاویر مدل را صحیح ترسیم کرد چون فرمت قدیمی دارند. ابتدا فرم پروپوزال را با فرمت docx ذخیره کنید و بعد براحتی مشغول کار شوید.
تبدیل docx به doc
مایکروسافت در نسخه آخر از نرم افزار Office خود تغییرات زیادی را داده است که یکی از آنها تغییر فرمت پیش فرض فایل های Word از DOC به DOCX است.فایل هایی با پسوند docx در نسخه های قبلی از برنامه آفیس باز نمی شوند. کاربران برای کار کردن با آنها مجبورید تا نسخه ۲۰۰۷ را تهیه کنید. اگر شما یکی از نسخه های قبلی نرم افزار Microsoft Office (مانند ۲۰۰۳ یا ۲۰۰۰) را داشته باشید ، می توانید با دانلود و نصب بسته ارائه شده توسط مایکروسافت ، امکان باز کردن این فایل ها را به برنامه خود اضافه کنید. سایت مایکروسافت زمانی برای تبدیل این دو فرمت به هم افزونه ای را ارائه کرده بود. اما دیگر افزونه آفیس ۲۰۰۳ برای کار با فایلهای آفیس ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰ پشتیبانی نمیشود.
چگونه فایل DOCX بسازیم
برای این که فایل مورد نظر را با قالب های دلخواه سیو کنید، می توانید از دکمه File گزینه ی Save asرا انتخاب نمایید. برای ذخیره با پسوند DOCX گزینه زیر را انتخا نمایید.
Word Document – 1 این گزینه فایل را با پسوند DOCX که قالب پیش فرض است، ذخیره می کند.
چگونه فایل ورد را ذخیره کنیم
1-برای ذخیره معمولی فایل ورد در تمامی نسخه ها از کلید Ctrl + S استفاده کنید .
2- روش دوم ذخیره فایل ، می توانید از تبFile روی گزینه Save یاSave as کلیک کنید و فایل مورد نظر را ذخیر کنید.
3- یا اینکه از آیکون سیو در تب بالایی به نام کانتنت کلیک کنید و فایل ورد مورد نظر را ذخیره کنید.
در قسمت کانتنت بالای گزینه فایل
با توجه به مراحل بالا ، پنجره ای مانند تصویر زیر برای شما باز می شود که شما باید مسیر فایل مورد نظر
را که قصد دارید آن را سیو کنید ، انتخاب کنید. برای مثال فایل مد نظر ما در کامپیوتر و در Desktop ذخیره شود.
پس از به اتمام رساندن مراحل بالا پنجره ای باز می شود که نام فایلی که قرار است ذخیره
شود را در آن قرار می گیرد . نام فایل را وارد نموده و روی گزینه save کلیک نمایید .
ذخیره فایل ورد به نسخه های دیگر
امکان دارد شما یک فایل ورد دریافت کرده باشید که دچار بی نظمی هایی باشد علت این بهم ریختگی ها
این میباشد که در واقع این فایل با نسخه جدید تری از ورد سیو است .
برای جلوگیری از به وجود آمدن این بی نظمی ها ، شما میتوانید با ذخیره سازی این فایل برای نسخه های دیگر این مشکل را رفع کنید.
برای اینکه فایل مورد نظر با نسخه های دیگر نیز باز شود مانند تصویر زیر عمل کنید البته توجه داشته باشید که همین روش را برای تمامی نسخه ها میتوان اعمال کرد.
| معمول ترین فرمت های فایل ورد | ||
| Word Document (.docx) | این فرمت پیش فرض اسناد ورد است. | |
| Macro-Enabled Word Document (.docm) | این یک نسخه از نوع فایل پیش فرض ورد است که از ماکرو پشتیبانی می کند که اجازه می دهد کارهای کوچک به صورت خودکار انجام شوند. | |
| Word 97-2003 (.doc) Document | اسناد در این فرمت را می توان در تمام نسخه های قبلی نرم افزار ورد خواند، اما فاقد برخی ویژگی های پیشرفته است. آنها همچنین بزرگتر از فایل های .docx هستند و بیشتر در معرض تخریب هستند. | |
| PDF (.pdf) | یکPDF تمام جزئیات یک سند را حفظ می کند. به این صورت که وقتی فایل چاپ می شود، با همان ظاهری خواهد بود که در PDF نمایش داده می شود. | |
| Web Page (.htm., html) | این فرمت صفحاتی را ایجاد می کند که می توانند در وب بارگذاری شوند و در مرورگر مشاهده شوند. | |
| (.rtf)Rich Text | این فرمت تقریباً توسط هر ویرایشگر متنی باز می شود و مزیت آن این است که قالب بندی اصلی فونت را حفظ می کند. | |
| (.txt)Plain Text | این فرمت فقط متن خالی را بدون قالب بندی یا چیدمان صفحه ذخیره می کند. | |
پسوند docx : پسوند docs پسوند پیش فرض ورد است. اگر فایل را با این پسوند ذخیره کنید حتما باید با نرم افزار ورد باز و اجرا کنید و نیاز به نصب برنامه در ویندوز دارید. همچنین می توانید با مایکروسافت ورد ، تغییراتی را روی آن اعمال نمایید.
پسوند pdf : پسوند pdf یکی از پسوندهای محبوب است که ورد امکان ذخیره سازی با این پسوند را اضافه کرده است. خیلی از افراد برنامه های مختلفی نصب می کنند تا فایل ورد را به pdf تبدیل کنند در صورتی که با ورد براحتی می توان این کار را انجام داد. کافی است هنگام ذخیره سازی نوع فایل را pdf انتخاب کرد.
پسوند doc : این پسوند ، پسوند قدیمی ورد بود که در ورژن های قدیمی مانند 2003 از آن استفاده می کرد اما در ورژن های بعدی پسوند را به docx تغییر داد باید بدانید هر پسوند دارای فرمت خاص خود است و این تغییر یعنی ویژگی هایی به آن اضافه شده است.
پسوند htm و html : آیا می دانید با ورد می توان طراحی قالب سایت را انجام داد. پس از تایپ متن و افزودن عکس و نمودار و غیره، اگر پسوند html , html را انتخاب کنید فرمت فایل تغییر می کند و هنگام باز کردن آن ، آیکون مرورگر را خواهید دید و با کلیک روی آن با مرورگر فایرفاکس یا کروم یا هر مرورگر پیش فرض باز می شود.
پسوند dotm : این پسوند برای ذخیره کردن قالب یا تمپلیت استفاده می شود. هنگام ذخیره سازی در بخشsave as type نوع word template را انتخاب کنید.
DOT و DOTX در یک مورد مهم با فایلهای سند فوق الذکر تفاوت دارند: آنها فایلهای الگو هستند. اسناد ذخیره شده به عنوان DOT یا DOTX محتوا و همچنین طرح بندی و تنظیمات صفحه ، سبک ها ، میانبرها و موارد دیگر را ذخیره می کند ، بنابراین شروع یک سند جدید با تنظیمات دقیق تر آسان تر می شود.
پسوند TXT : فایل های TXT ابتدایی ترین فایل های متنی هستند که می توانید ایجاد کنید. متن در قالب ساده و بدون قالب بندی یا سبک ذخیره می شود. این نوع فایل را می توان در همه ویرایشگرهای متنی رایج مانند NotePad باز کرد.
پسوند RTF : فایلهای RTF مشابه هر دو فایل DOC و TXT هستند. با این حال ، متن با قالب بندی اصلی ذخیره می شود و آن را از نسخه متنی ساده TXT جدا می کند. با این حال ، قالب بندی حفظ شده در فایل های RTF به اندازه فایل های DOC و DOCX پیشرفته نیست.
بسیاری دیگر از برنامه های پردازش کلمه قادر به باز کردن فایل های RTF هستند.
پسوند MHT : هنگام ذخیره یک سند در قالب MHT ، برای نمایش در وب نیز بهینه شده است. همه عناصر صفحه مانند تصاویر ، جداول و سایر گرافیک ها در یک فایل MHT گنجانده شده است. فایلها از استاندارد اینترنت MIME HTML استفاده می کنند.
پسوند XML : فایل های XML حاوی متن ترجمه شده به زبان نشانه گذاری XML هستند. تمام قالب بندی متن نیز ترجمه می شود.
دو نسخه از فایل XML برای ذخیره در Microsoft Word موجود است. یکی با ورد 2003 ، یکی برای ویندوز 2007 سازگار است.
تفاوت save و save as
اگر هنگام ذخیره کردن در ورد از گزینه save استفاده کرده باشید بار اول از شما نام و مسیر ذخیره سازی را می پرسد اما برای دفعات بعد روی همان فایل ذخیره می کند.
حال اگر بخواهید فایل را با نام جدید ذخیره کنید مثلا قصد دارید تغییراتی روی فایل انجام دهید و می ترسید که فایل خراب شود می توانید یک کپی از آن بگیرید و روی کپی فایل کار کنید که هیچ تفاوتی با فایل اصلی ندارد.
برای این کار هم می توانید در ویندوز ، عمل copy و paste انجام دهید یا در word فایل را باز کنید و از منوی File گزینه save as را انتخاب کرده و آن را با نام جدید ذخیره کنید.
حال روی هر فایل که دوست دارید کار کنید اگر قصد دارید روی کپی آن کار کنید نیاز به کار خاصی نیس چون پس از save as فایل جدید باز است و تغییرات روی آن اعمال می شود.
نام فایل ورد در بالای نرم افزار قابل مشاهده است.
ذخیره خودکار در ورد
همه ما آن را انجام داده ایم. شما چندین ساعت روی یک سند کار می کنید ، که ناگهان برق قطع می شود. یا دکمه restart را در کامپیوتر خود فشار می دهید یا کودک سه ساله شما سیم برق را از دیوار بیرون می کشد. اما نکته اصلی این است که شما چند ساعت کار را از دست داده اید. در چنین شرایطی چیزهای زیادی به ذهن می رسد.
در بخش تنظیمات ورد ، گزینه ای برای ذخیره خودکار وجود دارد.
برای ذخیره خودکار در ورد می بایست از منوی File روی گزینه Options کلیک کنید.
پنجره word options باز می شود در سمت چپ روی گزینه save کلیک کنید تا تنظیمات آن در سمت راست قابل مشاهده باشد.
با گزینه Save AutoRecover information every مشخص می کنیم که هر از چند دقیقه ، ذخیره سازی انجام شود. مدت پیش فرض 10 دقیقه است
می توانید مدت ذخیره سازی خودکار را تغییر دهید. نوع فایل و مسیر ذخیره سازی را نیز می توانیم مشاهده کنیم.
می توانید مدت ذخیره سازی بین 1 دقیقه تا 120 دقیقه را انتخاب کنید اما عدد 10 مناسب است.
همچنین باید توجه داشته باشید که ذخیره خودکار واقعاً فایل شما را ذخیره نمی کند. کاری که انجام می دهد ذخیره اطلاعاتی است که ورد می تواند از آن برای بازیابی فایل شما در صورت توقف غیرمنتظره Word استفاده کند.
سوالات شما:
برای ذخیره سازی مجدد یک فایل کدام گزینه مناسب است
برای ذخیره سازی مجدد یک فایل بهتر است از منوی File گزینه save as را انتخاب نمایید. با این گزینه یک کپی از فایل را با نام جدید و در مسیر جدید می توانید ذخیره نمایید و همچنین امکان تغییر روی آن فایل نیز وجود دارد.
کلید میانبر save as در ورد
کلید میانبر save as در ورد کلیدهای F12 است.
اگر برای اولین بار می خواهید فایل را ذخیره کنید کلید میانبر ctrl+s نیز کاربرد دارد اما پس از ذخیره سازی فقط روی فایل کنونی تغییرات را اعمال می کند و ذخیره می کند.
ذخیره pdf در ورد
برای ذخیره pdf در ورد کافی است پس از تایپ متن و آماده شدن فایل ، از منوی File گزینه save as را کلیک کنید و در بخش save as type نوع pdf را انتخاب نمایید.
اما باید توجه داشته باشید امکان تغییر در فایل pdf وجود ندارد ، فایل باز میشود ما قالب فایل بهم ریخته می باشد.
اگر قصد تغییر روی فایل را دارید حتما پس از تایپ و آماده شدن فایل ، آن را با pdf ذخیره کنید اما فایل را با پسوند docx نیز ذخیره کنید تا بتوانید در آینده تغییراتی را روی آن اعمال نمایید.
چگونه فایل ورد را ذخیره کنیم که بهم نریزد
در حالت عادی هیچ مشکلی برای فایل ورد در هنگام ذخیره سازی و باز کردن پیش نمی آید.
اگر می خواهید متن را به صورت فارسی تایپ کنید حتما ان را راست چین کنید در تب Home گزینه Right to Left Text Direction برای همین کار میباشد.
متن را با ctrl+A انتخاب کنید سپس روی آن کلیک کنید . متن راست چین میشود.
همچنین می توانید از align right برای ترازبندی استفاده کنید تا متن در سمت راست قرار گیرد.
مرسی از شما دوستان ک مارا تا پایان این مقاله همراهی کردید شما میتوانید برای مشاهده مقالات بیشتر به بخش مقالات مراجعه کنید.
