چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

در دنیای امروز با پیشرفت روز افزون علم و فناوری و گسترش کسب و کار ها و به وجود آمدن کارخانه ها و فروشگاه های زنجیره ای دیگر نمی توان حساب و کتاب های مربوط به یک ماه را در چند صفحه خلاصه کرد به همین دلیل نرم افزارهای حسابداری و مالی کار مدیران و مالکان شرکت ها را آسان تر کرده است.

در این مقاله می خواهیم به این بپردازم که نرم افزار های حسابداری چگونه در کسب و کار های امروزی تاثیر گذار شدند.

نرم افزار های حسابداری:

نرم افزارهای مالی و حسابداری در سال های اخیر توسعه زیادی یافتند و اکنون ابزاری مؤثر و کارآمد برای کنترل حساب های مالی شرکت ها و ادارات به شمار می روند. نرم افزارهای مالی همه هزینه ها و درآمد های شرکت را به صورت دقیق مورد محاسبه قرار داده و ثبت می کنند. این نرم افزارها توانایی دریافت گزارشات به شکل روزانه، ماهانه و سالانه را دارا می باشند و این گزارشات را در هر زمانی به مدیران مالی شرکت ارائه می دهند.

مزایای نرم افزار حسابداری ومالی

مزایای نرم افزار حسابداری زمانی بهتر و بیشتر مشخص می‌شود که با حسابداری سنتی مقایسه شود. تا همین چند وقت پیش، تمامی امور مالی و حسابداری، خرید و فروش‌ها‌، هزینه‌ها، درآمدها، مطالبات و غیره در دفاتر و روی کاغذ توسط یک یا چند شخص ثبت می‌شد.

اما حالا، به لطف نرم افزارهای حسابداری، انجام امور مالی و حسابداری بسیار آسان، سریع و دقیق انجام می‌شود. خبری از اشتباهات فاجعه بار گذشته نیست. با نرم افزار حسابداری حتی نیاز به تخصص و مهارت خاصی ندارید و نرم افزار بیشتر عملیات‌های مالی را برای شما انجام می‌دهد.

1. محاسبه ساده و آسان انواع مالیات با استفاده از نرم افزار حسابداری

با استفاده از یک سیستم حسابداری خوب فقط کافی است تا مقدار پول و یا سرمایه‌ای را که خرج و یا دریافت می‌کنید، به صورت سازمان یافته ثبت کنید. این کار این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا در هنگام جمع آوری و صدور اسناد و رسید به یک حسابدار، این کار را به آسان‌ترین و راحت‌ترین روش ممکن انجام دهید. نتایج و سوابق جمع‌آوری شده کار حسابداران شما را در انجام محاسبات مالیاتی آسان‌تر خواهد کرد. علاوه بر این برخی از نرم افزارها قوانین دفاتر مالیاتی را با استفاده از فرمول بندی صورتحساب به صورت خودکار انجام می‌دهند، به طوری که شما هرگز در طول فصول مالیاتی با دردسر مواجه نخواهید شد.

2. با استفاده از نرم افزار حسابداری کارهای غیر ضروری خود را خودکار کنید

واضح است که ورود اطلاعات یک پروسه بسیار وقت گیر است. در حالی که سیستم های حسابداری متداول، با استفاده از استراتژی موجود در برنامه های پرداخت خودکار، به شما این اجازه را می‌دهند تا فقط یک بار اطلاعات مشتری را وارد کنید. روال‌های پرداختی مشتری و تاریخ‌های هر خرید به عنوان مرجع برای ردیابی استفاده می شوند. همچنین این اطلاعات جهت ارجاع‌های بعدی مشتری نگهداری می‌شوند. هنگامی که جمع آوری پرداختی ها انجام شود، پس از آن بدون انجام دادن هیچ کار اضافه‌ای نوبت به دریافت پول‌ها و قسط ها خواهد رسید. تمام تاریخچه‌ تراکنشات و معاملات بدون نیاز به وارد کردن به صورت دستی و جداگانه، در سیستم به طور خودکار ذخیره می‌شود. این روش نه تنها موجب صرفه‌جویی در وقت شما شده، بلکه باعث حذف تمامی خطاهای ورود اطلاعات به صورت دستی نیز خواهد شد.

3. انجام تمامی محاسبات ریاضی از طریق نرم افزار حسابداری

حتی اگر شما از جمله افرادی هستید که در ریاضیات فوق العاده هستید، باز هم دقت یکی از جنبه‌های حیاتی در فرآیندهای حسابداری بشمار می‌آید. علی‌رغم دسترسی داشتن به تمام سوابق مالی در شرکت شما، باز هم ممکن است خطاها، ویرایش‌ها و یا اشکالاتی در محاسبات‌تان وجود داشته باشد که برای اصلاح آن‌ها باید از وقت و پول خود هزینه کنید. اهمیت این مطلب هنگامی بیشتر می‌شود که باید با رشد کسب و کارتان و کارکنان بیشتر، مالیات، صورتحساب‌ها و پرداخت‌های ضرب الاجلی را هم اداره کنید. علاوه بر این با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خواهید توانست کسری‌های اسناد مالی خود را در سیستم مدیریت کنید. 

4. استفاده از فاکتورهای دیجیتالی با استفاده از نرم افزار حسابداری

در دنیای مدرن امروز استفاده از کاغذ در حال منسوخ شدن است. امروزه بسیاری از فرآیندها با استفاده از تکنولوژی در حال انجام شدن هستند. حتی پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2022، هفتاد درصد از تعاملات نرم افزاری شرکت‌ها از طریق دستگاه‌های تلفن همراه اتفاق بیافتد، که این امر خود بر اهمیت پیشگیری از رقبا تأکید خواهد کرد. برای مثال ارسال یک صورت حساب دیجیتالی به مشتری از طریق ایمیل هم برای شما و هم مشتریان‌ بسیار راحت‌تر و مناسب‌تر است. از این طریق مشتریان خواهند توانست پرداخت‌های خود را تنها با چند کلیک انجام دهند که بسیار آسان‌تر خواهد بود. بسیاری از سیستم‌های حسابداری امروزه با کانال‌های پرداختی مختلفی ادغام می‌شوند که این اجازه را می‌دهند تا از کارت های اعتباری، سیستم‌های انتقال بانکی و کیف پول الکترونیکی برای پرداخت های خود استفاده کنید.

5. نظارت بر مبالغ در حال گردش با استفاده از نرم افزار حسابداری

مدیریت یک کسب و کار نیازمند مقداری خالص از پول نقد معادل قیمت نقدی می‌باشد، که در حساب‌های مالی شما جریان دارد. نظارت بر تمامی تراکنش های پرداختی می‌تواند به معنای تخصیص دادن ساعتهای مفید و پربار به نگاهی گذرا کردن به لیست تماس، فایل ها و صفحات اکسل بدون یک برنامه حسابداری برای ساده کردن تسک ها باشد. نرم افزار حسابداری به شما کمک می کند تا بتوانید معاملات خود را در بالاترین سطح کنترل کنید و پرداخت های نقدی، صورتحساب ها و سر رسید پرداخت های خود را در میان سایر معاملات و تراکنش ها پیگیری کنید، تا مطمئن شوید هیچ یک از تراکنش های مهم مالی خود را از دست نخواهید داد. یک سیستم حسابداری به محض سر رسید تمامی صورت حساب ها آن ها را پیگیری می کند. بنابراین می توانید به جای چک کشیدن برای پرداختی هایی که موعد آن ها می رسد برای پرداخت از طریق وجوه نقدی خود برنامه ریزی کنید. داشتن اظهار نامه های مالی فرموله و رسمی مانند ترازنامه های سود و زیان نیز برای ارزیابی پیشرفت کسب و کار شما لازم است.

6.کاهش اتلاف وقت و افزایش سرعت در محاسبه هزینه و درآمد:

نرم افزار مالی قادر می باشد که چندین ساعت از زمان ما را در قیاس با دستگاه های دستی مالی و یا حسابداری که از اکسل و صفحه های گسترده بهره می برد، اندوخته کند. این ویژگی به این دلیل می باشد که نرم افزار مالی ورودی ‌های اضافی و فاقد کارایی لازم را به حداقل رسانده و یا آن ها را محدود می کند. به طور مثال درج اطلاعات مشتری مانند نشانی در زمان صادر کردن فاکتور یا صورت حساب را در نظر بگیرید. در دستگاه های دستی مقداری از زمان برای درج این اطلاعات تکراری در زمان صادر کردن فاکتور صرف می شود، در حالی که در نرم افزارهای مالی این مشخصات نیازی به وارد کردن در هر مرحله ندارد.

به طور کلی، ویژگی های نرم افزارهای حسابداری را می‌توان در این موارد خلاصه کرد:

1: کاربری آسان و سرعت بالا

2: قابلیت سفارشی سازی

3: ارائه گزارش و تحلیل

4: رابط کاربری جذاب

5: قابلیت یکپارچه‌سازی فرایندها

6: امکان خودکارسازی فرایندها

7: به روزرسانی مداوم

8: قابلیت توسعه و افزودن ماژول‌های جدید

9: امنیت نرم افزار

10: خدمات پشتیبانی قوی

انواع نرم افزار حسابداری:

• نرم افزار حسابداری فروشگاهی: برای فروشگاه‌هایی که حجم تراکنش بالایی دارند مناسب هستند.
• نرم افزار حسابداری شرکتی و خدماتی: برای شرکت‌هایی که قانونا باید دفاتر مالی منظم داشته باشند و خدمات ارائه می‌کنند مناسب هستند.
• نرم افزار حسابداری تولیدی و کارگاهی: برای تولیدکنندگان که با فرایندهای پیچیده‌تری مثل بهای تمام شده، چاپ و تولید بارکد، انبارداری و انبارگردانی و غیره سروکار دارند مناسب است.
• نرم افزار حسابداری صنفی: مخصوص و متناسب با نیازهای اصناف مختلف از جمله رستوران‌ها، بنگاه‌های املاک، فروشندگان قطعات و لوازم یدکی، فروشندگان لوازم آرایشی، کتاب فروشی‌ها، پوشاک و غیره طراحی شده است.

کلام آخر

از آنجایی که تکنولوژی فناوری اطلاعات به سرعت در حال پیشرفت است؛ ما نیز برای حفظ و بهبود کسب و کار خود باید با آن همراه شویم و بجای استفاده از روش های سنتی و قدیمی، باید روش های نوینی مثل استفاده از نرم افزارهای مختلف، روش های آنلاین و تحت وب که امروزه نیاز اصلی هر کسب و کاری است استفاده کنیم تا در میان مقدار انبوهی از کسب و کارها بازنده نباشیم و روز به روز ارتقا پیدا نماید

سخن آخر

برای اطلاع از نرم افزار حسابداری رایگان بدون محدودیت زمانی کلیک کنید.